Der internationale Website-Rollout

Eine einheitliche Business-Plattform für die ganze Gruppe

Wenn es darum geht, ein neues CMS (Content Management System) und PIM (Product Information System) in mehreren Ländern einzuführen, ist eine sorgfältige Planung und enge Zusammenarbeit unerlässlich. Momentan arbeiten wir an einem solchen Projekt mit einem international agierenden Kunden. Die ersten Länder gehen bereits im April live, bis Anfang Juli wird alles abgeschlossen sein. Insgesamt umfasst das Projekt 32 Länder, rund 60 Tochtergesellschaften und 29 Sprachen. Während die Roadmap festgelegt ist, laufen die Vorbereitungen auf Hochtouren: Inhalte werden erstellt, technische Anpassungen vorgenommen und Prozesse abgestimmt.

Die Koordination über verschiedene Zeitzonen hinweg bringt besondere Herausforderungen mit sich. Während Schulungen stattfinden, werden auch lokale Bedürfnisse berücksichtigt. Eine klare Kommunikation und der Austausch zwischen den Teams sind dabei entscheidend für den Projekterfolg. Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, sind die unten folgenden Aspekte besonders wichtig.

Ein Must am Anfang: Akzeptanz schaffen

Bitte nicht unterschätzen: Veränderungen werden nicht immer sofort akzeptiert. Hier sind klare Kommunikation und die frühzeitige Einbindung der Stakeholder entscheidend, um Akzeptanz zu schaffen und eine gemeinsame Vision für das Unternehmen zu entwickeln. Es geht nie “nur” um eine neue Webseite. Die Einführung der Website ist nicht einfach nur ein technisches Projekt – sie steht für einen bedeutenden Wandel im Unternehmen. Es geht dabei nicht nur um das Design und die Funktionalität. In Gesprächen mit unseren Expert*innen werden auch neue Business-Potenziale entdeckt, die Anpassung von Prozessen, Strategien, Rollen und Arbeitsweisen erfordern.

Strategische Priorisierung

Ein schrittweiser Rollout ermöglicht es, aus dem ersten Go-live zu lernen und die Abläufe für die nachfolgenden Länder zu optimieren. Zum Start analysiert das Projektteam die Ressourcen in den verschiedenen Tochtergesellschaften, bevor entschieden wird, welche Länder zuerst live gehen.

Editor*innen zu Super Usern machen

Best Practice: Die Auswahl und Schulung einer Gruppe von Editor*innen, die zu Super Usern ausgebildet werden. Diese Personen spielen eine zentrale Rolle, indem sie für alle anderen Editor*innen da sind und sie rund um das Thema Content Migration unterstützen. Sie sind die ersten Ansprechpartner*innen und Problemlöser*innen, was den Übergang effizienter und weniger fehleranfällig gestaltet. Diese Zwischenstufe ist auch eine Entlastung für das Projektteam. Darüber hinaus dienen umfassende Manuals und Video-Tutorials als wertvolle Ressourcen. Alle Hilfsmittel sind an einem Ort gespeichert und 24/7 zugänglich, um einen kontinuierlichen Support rund um die Welt zu gewährleisten.

Fragen zentral bündeln

Garantiert werden Fragen und Anliegen aus den Ländern auftauchen, auch technische Bugs wird es geben. Anstatt einzelne Anfragen über verschiedene Kanäle verstreuen zu lassen, nutzen wir das Tool Jira, um alle Fragen der Editor*innen an einem Ort zu sammeln und zu bearbeiten. So behalten wir den Überblick, können die Fragen priorisieren und sicherstellen, dass jede Anfrage schnell und korrekt beantwortet wird. Diese strukturierte Herangehensweise verbessert nicht nur die Kommunikation, sondern sorgt auch für mehr Transparenz im gesamten Prozess.

Big picture: Die Übersicht behalten

Eine klare Roadmap ist zwar wichtig, um den gesamten Rollout-Prozess zu strukturieren, aber es ist ebenso entscheidend, den Überblick über den Fortschritt der einzelnen Tochtergesellschaften zu behalten. Hier ist eine Status-Übersicht wichtig, damit wir frühzeitig mögliche Verzögerungen erkennen und entsprechend reagieren können. So bleibt der gesamte Prozess auf Kurs, und der Wechsel auf die neue Business-Plattform wird nicht gefährdet.

Change Management

Jede Tochtergesellschaft hat ihre eigenen Prioritäten und lokalen Anforderungen – sei es in Bezug auf Inhalte, Funktionen oder Regularien. Diese unterschiedlichen Bedürfnisse können das Projekt komplizierter machen, bieten aber auch die Möglichkeit, einen Mehrwert für die gesamte Gruppe zu schaffen. Anstatt jeden Wunsch einzeln zu berücksichtigen, bewertet das Projektmanagement systematisch, welche Anpassungen für die Gruppe insgesamt von Bedeutung sind. Oft entstehen durch diese Dynamik auch neue Lösungen, die langfristig die gesamte Organisation stärken.

Skalierbarkeit über kurzfristige Lösungen zu stellen

Viele Unternehmen setzen auf schnelle Anpassungen bestehender Systeme. Doch auf lange Sicht sind skalierbare Prozesse und Technologien entscheidend. Einheitliche Plattformen, standardisierte Schnittstellen und eine flexible Architektur helfen, technischen Wildwuchs und ineffiziente Workarounds zu vermeiden. Die IT sollte bei diesen Entscheidungen immer involviert werden.

Der Projekterfolg sollte nicht nur am Go-Live gemessen werden

Ein Projekt gilt nicht als erfolgreich, nur weil es live gegangen ist. Entscheidend ist, ob es den gewünschten Business Value erzielt hat: Steigt die Nutzung in den Märkten? Werden die Conversion-Ziele erreicht? Ein Go-Live ist lediglich der Startpunkt.

Wenn du ebenfalls einen solchen Rollout planst, unterstützen wir dich gerne bei der Umsetzung. Kontaktiere uns für eine Beratung.