Mieterportal einführen: Was vor dem Start geklärt sein muss

Die Checkliste

• Rollen und Rechte. Wer sieht was? Bewirtschaftung, Kommunikation, interne Dienste, Hauswart:innen, Siedlungskommissionen, Vertragspartner:innen und Haushaltsmitglieder brauchen je eigene Berechtigungen. Lieber am Anfang fein unterteilen als später umbauen.
• Stammdaten aus dem ERP. Das Portal braucht einen sauberen Export: Liegenschaft, Siedlung, Objekt, Mieternummer, Kontaktdaten. Die «Single Source of Truth» bleibt im ERP, das Portal synchronisiert je nach Wunsch – täglich, wöchentlich oder quartalsweise. Dafür braucht es eine enge Abstimmung mit den ERP-Verantwortlichen.
• Onboarding der Haushalte. Passwörter aus einem Altsystem lassen sich nicht übernehmen – aus gutem Grund, das gehört zu sauberer Sicherheit. Haushalte ohne Konto erhalten deshalb ein Zugangsticket mit QR-Code, bestehende Nutzer:innen eine Einladung per E-Mail.
• Name und Erscheinungsbild. Wie heisst die Plattform – zum Beispiel «my» plus das Kürzel der Genossenschaft? Dazu Logo, Farben und das Wording der rund 20 automatischen Mitteilungen – vom Bestätigungsmail bis zur Statusmeldung.
• Zuständigkeiten. Wohin geht eine Dokumentbestellung, eine Schlüsselnachbestellung, ein Antrag für ein Haushaltsmitglied? Zentral an eine Adresse oder aufgeteilt nach Siedlung und Bewirtschafter:in?
• Hauswartung. Teams pro Siedlung, Stellvertretungen, Notfallnummern. Jede Schadenmeldung landet direkt beim zuständigen Team und lässt sich bis zum Abschluss verfolgen.
• Was weg, was dazu. Nicht jede Funktion passt zu jeder Genossenschaft. Chat oder Fotogalerie lassen sich weglassen, Menüpunkte umbenennen. Typische Ergänzungen sind die Reservation von Gästezimmern und Räumen oder Online-Formulare – etwa für Umsiedlungsgesuche, Wartelisten oder die Änderung von Stammdaten.
• Inhalte zum Start. FAQ, Dokumente, Veranstaltungen, Nutzungsbedingungen. Diese Inhalte sollten von der Genossenschaft selbst kommen – das wirkt glaubwürdiger. Wir tragen sie gerne ein.

Was wir vertraglich festhalten

• Fixpreis pro Paket. Jedes Paket beschreibt, was wir tun und wann es fertig ist – mit klaren Abnahmekriterien. Das Aufwandsrisiko liegt bei uns.
• Planbarer Betrieb. Betriebskosten drei Jahre fix, danach höchstens Teuerung mit sechs Monaten Vorlauf.
• Daten bleiben bei der Genossenschaft. Hosting ausschliesslich in der Schweiz, Export jederzeit möglich, Quellcode auf Wunsch treuhänderisch hinterlegt.
• Gemeinsam weiterentwickeln. Was eine Genossenschaft entwickeln lässt, kann sie mit anderen teilen – und erhält dafür eine Gutschrift für eigene Erweiterungen.

Ein typischer Fahrplan

Monat 1: Setup und Design. 

Ab Woche 3: Test mit einer Beta-Gruppe von rund zehn Mietenden und den Hauswarten.

Ab Monat 2: Einführungskommunikation.

Nach rund vier Monaten: Livegang, das Altsystem wird abgeschaltet.

Sie planen ein Portal für Ihre Baugenossenschaft?

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