Ein exklusiver Raum für Ihre Kund:innen. Bauen müssen Sie ihn nicht, verbinden schon.

Diese Zahlen erstaunen: Gemäss einer Umfrage von Ganter erledigen nur 14% der Kund:innen ihre Anliegen vollständig im Self-Service-Bereich (Log-in-Bereich einer Website). Der häufigste Grund: Sie finden keine passenden Inhalte (Gartner, 2024). An fehlenden technischen Möglichkeiten liegt das also nicht. Unsere Erfahrung: Zwischen Anbieter von Standard-Softwarelösungen und ihren Kunden herrscht die verbreitete Meinung, dass die Standardlösung genügt, um alle organisationsspezifischen Bedürfnisse abzudecken.

Das tut sie nicht. Wer nur den Standard einführt, muss damit rechnen, dass die Investition ins Leere läuft.

Crafft hat 2023 mit Amiwo ein Standard-Webportal entwickelt. Bei allen bisherigen Implementierungen haben wir gemeinsam mit unseren Kunden Anpassungen vorgenommen, für die User und für die Anwender:innen (Geschäftsstelle, Abteilungen) Mehrwert bringen. Es hilft, gewisse Regeln zu beachten: Nutzungsdaten auswerten, eine klare Formsprache im Design entwickeln, auf eine  API-first-Technologie setzen, um die zentralen Prozesse an bestehende Systeme anzubinden.

Unsere 5 Erkenntnisse aus den letzten drei Jahren:

1. Die Basis ist vergleichbar

Unsere Datenauswertung ist eindeutig: Was User und Betreiber wollen, unterscheidet sich auf den ersten Blick kaum. Zur Basisausstattung gehören zum Beispiel Rollen und Rechte, Zwei-Faktor-Login, Hosting in der Schweiz, Anliegen mit Statusanzeige, Push-Nachrichten, Dokumente mit Upload, Schnittstellen zu bestehenden Systemen, Barrierefreiheit, Mehrsprachigkeit und die Anpassung an das Corporate Design. Diese Funktionen müssen Sie nicht mehr selbst bauen lassen. Mit Amiwo zum Beispiel ist die Basis abgedeckt. Aber erst danach wird es spannend.

2. Der wichtigste Erfolgsfaktor: die richtigen Inhalte

Ab dem ersten Meeting mit der Projektgruppe drehen sich die Themen um Prozesse, Zuständigkeiten, Nutzen und Ziele. Es gilt, die richtigen Inhalte und Funktionen mit Ihren Systemen zu verknüpfen, damit die Daten zusammenpassen. Sie müssen Ihre eigene Story Map entwickeln – nur so werden Sie Erfolg haben.

Wir empfehlen,  Inhalte dort entstehen zu lassen, wo Anliegen gelöst werden, statt in einem separaten Prozess. Mit Konto- und Nutzungsdaten lässt sich vorhersehen, was Kund:innen brauchen, und alles sollte über einen einzigen, klaren Einstieg laufen.

Weil ein Portal nie fertig ist, sollten Sie diese Story jährlich überprüfen: Kommen neue Bedürfnisse hinzu, fallen bestehende weg? Auch die Inhalte müssen laufend geprüft und verbessert werden.

Amiwo im Einsatz für Hauswarte und für Mietende in Wohnbaugenossenschaften 

3. Eine eigene App braucht es nicht

Eigene native Apps für iPhone und Android verdoppeln Aufwand und Kosten. Ein modernes Webportal wie Amiwo lässt sich wie eine App auf dem Handy installieren und verschickt Push-Nachrichten, ohne App-Store und ohne dass Ihre Kund:innen etwas aktualisieren müssen. Und bei Amiwo liegen die Daten ausschliesslich in der Schweiz.

4. Der Fokus gehört der Einführung und Promotion

Ob ein Portal genutzt wird, entscheidet sich nicht im Code. Ein Portal verkauft sich nicht von selbst: Die Vermarktung nach innen ist eine eigene Disziplin, und sie braucht Kommunikations-Know-how, nicht nur IT. Darum beginnt die Begleitkommunikation bei uns vor dem Go-live: mit einem klaren Ziel (wie viele aktive User im ersten Jahr?), mit Multiplikator:innen, die anderen beim Einstieg helfen, und mit Massnahmen, die man sieht – vom Zugangsticket mit QR-Code über Anlässe und Workshops bis zu gängigen Marketing-Massnahmen. 

5. Der Basispreis ist nicht der echte Preis

Der Preis ist zum Start eines Projekts oft der wichtigste Entscheidfaktor für eine Geschäftstelle: Ist der Basispreis der Webapplikation tief, tönt das attraktiv. Die Weiterentwicklung wird oft über eine relativ hohe Lizenzgebühr verpackt. Das mag für das Produkt stimmen, aber nicht für die individuelle Lösung.

Budgetieren Sie deshalb nicht nur, was der Start kostet, sondern rechnen Sie mit Weiterentwicklungen IHRER Lösung. Diese gilt es pro Feature/Funktion zu rechnen, nicht in intransparenten Lizenzkosten. 

Wir halten es so:

• Fixpreis für den Start. Sie bezahlen, was vereinbart ist. Brauchen wir länger, kostet es Sie keinen Franken mehr.
• Keine versteckten Kosten. Jede Erweiterung erhalten Sie vorab als Festpreis-Offerte. Ohne Ihre Freigabe wird nichts teurer.
• Planbarer Betrieb. Die Betriebskosten sind über mehrere Jahre fix, danach steigen sie höchstens mit der Teuerung.

→ Wie die Einführung konkret abläuft: unsere Checkliste